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Contexte

Fondée en 1991, la Commission de Liaison Interprofessionnelle du Livre (CLIL) en France est une association régie par la loi de 1901 qui a pour objectif le développement du marché et la promotion du livre, l'étude et l'amélioration des pratiques liées à la chaîne du livre.

 

La mission de la société française DILICOM est "la réalisation de toutes les opérations visant à faciliter la relation entre les distributeurs, les éditeurs et les libraires par le biais de l'informatique, de la télématique et d'autres technologies, en particulier pour accélérer les processus administratifs du commerce du livre (commandes, factures, etc.) et la distribution des catalogues électroniques."

Le CLIL administre le Fichier Exhaustif du Livre (FEL) dont elle a confié la gestion technique à DILICOM, qui collecte des données auprès des distributeurs et des éditeurs, les analyse et applique un plan de qualité pour le marketing et la distribution auprès des libraires et des revendeurs en général.

Le FEL offre aux professionnels de l'industrie du livre des métadonnées cohérentes et de haute qualité qui permettent la vente de livres et d'autres produits disponibles dans les librairies ou sur les étagères de produits culturels, et facilitent leur recherche et identification. Ces métadonnées concernent à la fois les produits physiques et les produits numériques.

En 2011, CLIL et DILICOM ont choisi la norme ONIX (ONline Information eXchange), qui est une norme internationale pour les métadonnées de livres basées sur XML, comme une nouvelle manière normalisée de mettre en œuvre en France pour alimenter le FEL et répondre aux nouvelles réalités technologiques modernes. Aujourd'hui, le FEL compte plus de 2 millions d'enregistrements de produits ONIX 100 % actifs.

 

Le Client Belles Lettres Diffusion Distribution

Fondée en 1919, Les Belles Lettres est une maison d'édition française de littérature et de sciences humaines qui présente la plus grande bibliothèque de textes classiques au monde, rendant le patrimoine littéraire des civilisations anciennes accessible au lecteur grâce à un travail de recherche et de traduction minutieux. En 2004, Les Belles Lettres a créé une filiale de distribution appelée Belles Lettres Diffusion Distribution (BLDD) pour distribuer et promouvoir les œuvres d'autres éditeurs.

Aujourd'hui, notre client BLDD vend plus de 1 600 nouveaux produits par an, propose une collection de 30 000 titres et distribue plus de 200 éditeurs à plus de 4 000 libraires.

 

Le défi de BLDD

En 2013, BLDD, prévoyant qu'ONIX deviendra une norme majeure et souhaitant que ses éditeurs distribués, qui sont de taille modeste, ne souffrent pas d'un manque de visibilité sur le web par rapport aux plus grands acteurs de l'industrie, a décidé de se lancer un défi : convertir sa base de données bibliographiques au standard ONIX, avec un logiciel ONIX capable de répondre aux besoins de BLDD en tant que distributeur ainsi qu'à ceux de ses éditeurs. Cet outil devrait également être capable de se synchroniser avec la base de données de gestion sur IBM AS400. Une première tentative échoue en 2014, les objectifs spécifiques de BLDD (détaillés ci-dessous) n'étant pas atteints à ce moment.

 

La même année 2014, la FEL CLIL Commission publie une première version d'un guide de bonnes pratiques basé sur la norme ONIX 3.0 pour le marché français. En plus des éléments obligatoires de la norme ONIX 3.0, la Commission a défini une liste de métadonnées minimales que les éditeurs et les distributeurs doivent fournir pour être inclus dans le FEL.

De plus, des contraintes très strictes et des règles d'application de la norme ONIX 3.0 sont établies dans ce document pour refléter la spécificité du marché français (par exemple en termes de prix, de date ou des valeurs autorisées dans certains tags). Ce document constitue donc des spécifications supplémentaires devant être respectées en plus de la norme de base ONIX 3.0.

Souhaitant se conformer aux exigences de la Commission FEL CLIL, BLDD les ajoute très rapidement à ses spécifications.

 

La solution ONIXEDIT Serveur

Après sa première tentative de conversion infructueuse, BLDD recherche un fournisseur informatique et contacte ONIXEDIT début 2015 pour explorer la possibilité de mettre en œuvre le système ONIXEDIT Serveur. Dès le départ, des objectifs spécifiques sont fixés pour que cette deuxième tentative soit couronnée de succès :

 

• Une conversion des métadonnées actuelles maintenues sur un système IBM AS400 vers la norme ONIX 3.0 doit être mise en œuvre, en utilisant des fichiers ASCII à longueur fixe produits quotidiennement par le système AS400 pour les mises à jour vers DILICOM. Il s’agit du format standard Prodis4 utilisé par DILICOM avant la mise en œuvre de la norme ONIX.

• Le nouveau système doit permettre un échange facile de données à l’aide de fichiers texte à longueur fixe afin d’être compatible avec le serveur AS400. Bien entendu, des flux de données ONIX 3.0 automatisés doivent également être fournis.

• Le nouveau système devra offrir un accès contrôlé aux métadonnées en fonction de la catégorie des utilisateurs et du statut de publication. Ainsi, un nouveau livre non publié sera modifiable par toute personne, tandis qu’un livre publié offrira un accès restreint aux éditeurs pour les métadonnées commerciales.

• Le nouveau système doit pouvoir s’adapter facilement aux exigences changeantes de la commission FEL CLIL.

• Le nouveau système devra intégrer les codes de classification CLIL.

• Le nouveau système devra fournir une interface en français.

• Le nouveau système doit permettre la définition de champs personnalisés (non-ONIX) pour répondre à des besoins logistiques plus spécifiques chez BLDD.

 

Parmi toutes les exigences de BLDD, les thèmes CLIL et l'accès contrôlé des éditeurs-distributeurs étaient absents de la suite ONIXEDIT Serveur. Ces éléments manquants ont été rapidement intégrés dans le logiciel. Par la suite, un test de conversion devait être effectué pour démontrer la faisabilité du transfert de métadonnées entre AS400 et ONIXEDIT Serveur. Un fichier Prodis4 a été fourni par BLDD en octobre 2015 avec la documentation du format Prodis. "Le même jour, nous avons pu créer un script d'importation ONIXEDIT en utilisant notre outil d'import/export de fichiers plats et nous avons testé ce script sur le fichier fourni, et le résultat a été envoyé à BLDD sous la forme d'un fichier ONIX 3.0 valide qui a été approuvé par le client", déclare Raoul Guénette, PDG d'ONIXEDIT.

Suite au résultat positif, une démonstration du système et de tous ses modules a eu lieu à l'automne 2015 devant les membres du Département de Diffusion et de Développement Numérique de BLDD. Lors de cette présentation, un dernier défi a été imposé à l'équipe ONIXEDIT :

Démontrez que la norme ONIX 3.0 et la suite ONIXEDIT Serveur pourraient parfaitement répondre aux besoins en métadonnées spécifiques à 3 titres d'échantillon standards avec différents niveaux de complexité et de fonctionnalités qui prouveraient sans aucun doute qu'ONIXEDIT serait le bon choix :

• Le Journal de Maurice Garçon
• De Rome à la Chine
• Le procès de Jeanne d’Arc

Les Résultats

Non seulement ONIXEDIT Serveur a pu pleinement répondre aux objectifs établis, mais son module ONIXEDIT Cloud a également amélioré le processus entre les éditeurs et leur distributeur BLDD en mettant en œuvre une nouvelle méthode de communication des métadonnées, comme l'a mentionné M. Christopher Bouix, Responsável du Développement, Administration des Ventes BLDD :

«Depuis août 2016, ONIXEDIT accompagne Belles Lettres Diffusion Distribution (BLDD). Cette collaboration, qui repose sur une relation de confiance, nous a permis d’améliorer nos processus internes et de rationaliser la façon dont nous communiquons nos métadonnées à l’ensemble de la chaîne du livre.

L’un des principaux défis a été de concevoir un outil adapté aux spécificités de notre activité de distributeur et au marché français. Dans cet esprit, toute l’équipe d’ONIXEDIT nous a été d’une grande aide : nous avons pu définir des formats d’import/export entre notre base de données AS400 et notre serveur ONIX. Nous avons également profité de notre migration vers ONIX pour imaginer un nouveau fonctionnement à deux niveaux, impliquant activement nos éditeurs dans l’enrichissement de leurs propres métadonnées. Ce développement a été rendu possible grâce à l’interface web ONIXEDIT Cloud, que nous avons adaptée et repensée pour correspondre précisément à nos besoins. Aujourd’hui, tous nos éditeurs bénéficient d’une base de données bibliographique complète au format ONIX, mise à jour quotidiennement, et donc extrêmement précieuse pour leurs propres besoins (mise à jour de leur site web par exemple).

Ce travail à deux niveaux a été particulièrement satisfaisant. Après plus d’un an de migration de catalogue sur près de 200 collections éditoriales et plus de 30 000 notices ONIX, nous sommes entrés en production avec DILICOM à la fin de l’année 2018. Là encore, cette étape cruciale n’aurait pas été franchie sans le soutien d’ONIXEDIT et sans le développement d’un filtre XSLT pour affiner notre ONIX et le rendre conforme à toutes les spécificités de l’industrie du livre en France.

Grâce à sa « certification Dilicom » et à l’ensemble des outils proposés (ONIXEDIT Cloud, ONIXEDIT Scheduler et l’Agent d’Ingestion Automatisé), ONIXEDIT constitue pour nous la solution la plus adaptée et la plus complète sur le marché. C’est pourquoi ce logiciel est au centre de nombreux développements à venir : optimisation du référencement, facilitation de notre gestion des stocks, redéfinition des processus, etc.

Nous savons, pour cela, pouvoir compter sur la réactivité et l’écoute de M. Guénette et de ses collaborateurs.»

 

… ainsi que M. Hervé Doussau, PDG de BLDD :

«Je dois à Pierre Bady (directeur commercial), Raoul Guénette et Christopher Bouix, la réalisation de mon idée originale avec une précision rarement atteinte, idée à laquelle chacun a apporté des améliorations bienvenues, le tout dans une solution remarquable et abordable.»

 

Quelques métriques

Au 27 mai 2019, le ONIXEDIT Serveur de BLDD:

• Gère plus de 230 catalogues ONIX 3.0, chacun dédié à un éditeur du groupe BLDD.

• Fournit un accès à 240 utilisateurs différents via ONIXEDIT Pro et ONIXEDIT Cloud.

• Gère plus de 35 000 titres ONIX.

• Gère plus de 160 000 valeurs de champs personnalisés.

• Importe automatiquement plus de 5 000 mises à jour de métadonnées chaque semaine.

• Transmet automatiquement plus de 200 000 enregistrements de métadonnées par mois sous diverses formes à une vingtaine de partenaires.

 

Depuis la mise en œuvre d'ONIXEDIT Serveur, le département de diffusion et de développement numérique de la BLDD a constaté les améliorations suivantes :

• Gain de temps, en particulier pour le travail de référencement des titres.

• Centralisation et harmonisation des données communiquées à la chaîne du livre.

• Possibilité d’extraire les données aux formats Excel ou PDF, présentées selon les besoins des différents services (administration des ventes, service commercial, représentants).

• Gestion fine des flux de métadonnées : planning, fréquence et critères d’envoi.

• Amélioration des services offerts aux éditeurs.